有效的保證函必須同時滿足以下三個條件：

1、是當事人真實意愿的反映。保證函的內容應當是當事人內心真實意思的表達，保證人只能基于自己有權處分的物進行處分，而不能因此侵犯到了他人的合法利益。

不能被強迫或威脅或利誘、欺騙等。

2、沒有違反相關法律規定。保證函的內容必須合乎法律的規定，不能違反法律或行政法規的禁止性規定，否則可能導致保證函無效。

3、沒有侵犯他人利益。

承包人接收到保函索賠通知后，應冷靜分析索賠原因，及時選擇合法途徑解決履約保函爭議。首先，應與保函當事人進行溝通。與發包人溝通，力爭消除雙方誤解，促使發包人撤回索賠文件或者放棄索賠權利。與擔保人溝通，要求擔保人嚴格審查索賠文件，合理謹慎地履行賠償義務。其次，以發包人為被告提起訴訟，并申請訴前或訴訟財產保全措施，請求法院裁定通知擔保人暫停保函項下賠付，待基礎合同糾紛解決后，視生效判決或裁定結果決定終是否賠付，以避免給擔保人或者承包人造成無法挽回的經濟損失。但由于我國現有法律并沒規定保函欺詐或不當索賠例外的規則，承包人只能依據民事訴訟法的相關規定提出上述請求，實踐中法院是否作出上述裁定，有待其具體裁量。

履約保證金強調的是保證招標方的利益或投資者的利益，這種保證既可由中標的承建商承擔，也可由第三方承擔，但須招標方認可方為有效，由此產生第三方承擔連帶責任，因此具有替代性。當中標人違約時，中標人的賠償責任由第三方承擔。 為了平衡招標方和中標方的利益，《工程建設項目施工招標投標辦法》第62條規定：“招標人要求中標人提交履約保證金或其他形式的履約擔保的，招標人應當同時向中標人提供工程款支付擔保。”

履約保函適用范圍非常廣泛，可用于任何項目中對當事人履行合同義務提供擔保的情況，常見用于工程承包、物資采購等項目。在工程承包、物資采購等項目中，業主或買方為避免承包方或供貨方不履行合同義務而給自身造成損失，通常都要求承包方或供貨方繳納履約保證金，以制約對方行為。履約保函是現金保證金的一種良好的替代形式。