檔案數字化一般指的是紙質檔案的數字化，也就是通過掃描設備將紙質檔案變成數字圖像，供檔案調閱利用的過程。
檔案數字化掃描工作開展的前提是將檔案按照相關規范標準整理規范，然后建立目錄數據庫，按照統一標準著錄目錄數據，之后才能考慮如何進行掃描，如何進行管理和利用數字資源。
為什么要進行檔案數字化掃描工作？
1.更便捷的管理和利用
傳統的檔案管理手段是通過檔案目錄檢索到檔案信息，通過庫房調卷進行管理和利用檔案。如果有數字化的電子目錄，檢索則較為容易，如果只有手工登記的紙質目錄，檢索的難度則成倍增加，甚至無法檢索。檢索到需要的檔案信息，通過檔號進行庫房調卷，可以實現檔案的管理和利用，但是效率較為低下。進行數字化掃描后，進行數據掛接，實現數字原文和檔案目錄的一一對應，將極大的提案的利用效率，減少工作人員的勞動負擔。
2.保護紙質檔案實體原件
減少紙質實體原件的利用，可以限度的保護紙質實體原件，避免不必要的磨損、老化，也避免原件可能出現的丟失、丟頁等情況發生。
